Политика конфиденциальности и обработка персональных данных

Положение об обработке и защите персональных данных клиентов, проживающих в Бутик-отель "Усадьба Е.Ермолаевой" ООО "СОЗИДАТЕЛЬ-НН"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регламентируется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006 года и другими нормативно правовыми актами.

1.2. Основные понятия, используемые в Положении:
- Бутик-отель "Усадьба Е.Ермолаевой" – ООО "СОЗИДАТЕЛЬ-НН", предоставляющее гостиничные услуги клиенту, оператор персональных данных;
- клиент – физическое лицо, потребитель гостиничных услуг, субъект персональных данных;
- гостиничные услуги – действия Отеля по размещению Клиентов в объекте размещения, а также иная деятельность, связанная с размещением и проживанием, которая включает в себя основные и дополнительные услуги, предоставляемые Клиенту;
- персональные данные – информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Компании, позволяет идентифицировать личность Клиента;
- обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, с использованием средств автоматизации, так и без использования таковых;
- распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
- использование персональных данных – действия с персональными данными для осуществления бронирования, включая, но не ограничиваясь: высылка предваряющих сообщений; уведомления о подтверждении бронирования, ускорение бронирования, обеспечение индивидуализированного обслуживания при проживании в отеле и использовании онлайн сервисов, предлагая продукты и услуги, отвечающие потребностям клиентов отеля; оказание запрошенных клиентами услуг, включая, но не ограничиваясь: гостиничные услуги и любые другие сопутствующие услуги, осуществление организации пребывания клиентов в отеле, обеспечение наличия номера нужной категории и соответствующий уровень обслуживания; отправление электронных писем на указанную клиентом электронную почту, SMS-сообщения на указанный клиентом телефон или по иным контактам, указанным клиентом, любую информацию, рекламные сообщения/предложения/оповещения, периодически проводимые опросы удовлетворенности клиентов, специальные акции и предложения, маркетинговые исследования или опросы по обеспечению качества услуг;
- конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.3. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки персональных данных Клиентов, для которых отелем осуществляется спектр услуг по приему и размещению в отеле.

1.4. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.

1.5. Персональные данные обрабатываются:
в целях оказания услуг по исполнению договора по предоставлению услуг проживания или временного размещения, а также других сопутствующих услуг, одной из сторон которого является Клиент.
- в целях оказания услуг бронирования номеров в отеле, в том числе для обработки запросов клиентов, оформления и подтверждения направленного клиентом бронирования, для быстрой и качественной консультации по уточнению или изменению бронирования, а также в целях оказания гостиничных и иных сопутствующих услуг, для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является клиент,
- в связи с программой лояльности, для организации и проведения мероприятий, для маркетинговых целей отель может использовать предоставленную контактную информацию для направления по сетям электросвязи новостей/акций/специальных предложений/оповещений/рекламы/, для получения отзывов клиентов в целях улучшения качества обслуживания в отеле, в статистических целях.

1.6. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда субъектам персональных данных, затруднения реализации прав и свобод в соответствии с законодательством Российской Федерации и применимым международным правом.

1.7. Настоящее Положение утверждается Генеральным директором ООО "СОЗИДАТЕЛЬ-НН" и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Клиента.

1.8. Режим конфиденциальности также распространяется на:
• даты заезда/выезда Клиента, период проживания,
• фактическое нахождение Клиента в гостинице,
• форма оплаты и суммы выставленных счетов за проживание, дополнительные услуги,
• посетители Клиента, их численность, контактные данные, время, проведенное в номере Гостиницы.

2. Состав и получение персональных данных Клиентов

2.1. К персональным данным, сбор и обработку которых осуществляет отель, относятся:
- анкетные данные (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год рождения и др.);
- паспортные данные (для граждан РФ старше 14 лет);
- свидетельство о рождении (граждане РФ до 14 лет);
- паспортные данные (иностранных граждан);
- виза;
- миграционная карта;
- патент на работу;
- чеки об оплате патента;
- вид на жительство;
- разрешение на временное пребывание;
- адрес регистрации (для граждан РФ);
- адрес места жительства;
- место рождения;
- гражданство;
- реквизиты банковской пластиковой карты Клиента;
- контактные данные (телефон, электронная почта Клиента);
- иные данные, предусмотренные положением об обработке и защите персональных данных клиентов, проживающих в гостинице, и Картой регистрации гостя.

2.2. Все персональные данные сотрудники Отеля получают непосредственно от субъекта персональных данных – Клиентов.

3. Обработка и хранение персональных данных Клиентов

3.1. Обработка персональных данных отеля в интересах Клиентов заключается в получении, обработке, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении), извлечении, использовании, передаче (распространении, предоставлении, доступе), блокировании, удалении, уничтожении персональных данных, в защите от несанкционированного доступа к персональным данным Клиентов, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таковых.

3.2. Обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Клиент.

3.3. Обработка персональных данных Клиентов ведется методом смешанной обработки.

3.4. К обработке персональных данных Клиентов могут иметь доступ только сотрудники отеля, допущенные к работе с персональными данными Клиентов и ознакомившиеся с настоящим Положением об обработке и защите персональных данных клиентов.

3.5. Перечень сотрудников отеля, имеющих доступ к персональным данным Клиентов, определяется приказом Генерального директора ООО "СОЗИДАТЕЛЬ-НН".

3.6. Персональные данные Клиентов на бумажных носителях хранятся в соответствующих специальных сейфах и запирающихся шкафах, расположенных в помещениях с ограниченным доступом.

3.7. Персональные данные Клиентов в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети отеля, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах ответственных сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов.

3.8. Обработка персональных данных Клиентов осуществляется в течение срока действия договора по предоставлению услуг по проживанию или временному размещению. Хранение персональных данных Клиентов осуществляется в течение 25 (двадцати пяти) лет после прекращения действия договора по предоставлению услуг по проживанию или временному размещению для дальнейшего участия в программе лояльности.

4. Использование и передача персональных данных Клиентов

4.1. Использование персональных данных Клиентов осуществляется отелем исключительно для достижения целей, указанных в пункте 1.5. – для предоставления услуг по проживанию или временному размещению, а также иных сопутствующих услуг.

4.2. При передаче персональных данных Клиентов отель должен соблюдать следующие требования:
4.2.1. Предупредить лиц, получающих персональные данные Клиентов о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Клиентов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных;
4.2.2. Разрешать доступ к персональным данным Клиентов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, обязанностей;
4.2.3. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

4.3. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей информации, содержащей персональные данные по телефону.

4.4. Отель вправе предоставлять или передавать персональные данные Клиентов третьим лицам в следующих случаях:
- если раскрытие этой информации требуется для соблюдения закона, выполнения судебного акта;
- для оказания содействия в проведении расследований, осуществляемых правоохранительными или иными государственными органами;
- для защиты законных прав Клиента и Отеля.

5. Защита персональных данных Клиентов от несанкционированного доступа

5.1. Отель обязан при обработке персональных данных Клиентов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

5.2. Для эффективной защиты персональных данных Клиентов необходимо:
5.2.1. Соблюдать порядок получения, обработки, учета и хранения персональных данных Клиентов;
5.2.2. Применять технические средства охраны, ограничение доступа в помещения обработки и хранения персональных данных Клиентов;
5.2.3. Ознакомить всех сотрудников, связанных с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиентов, с настоящим Положением;
5.2.4. Привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента.

5.3. Допуск к персональным данным Клиентов сотрудников Отеля, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.

5.4. Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в шкафах и помещениях, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

5.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиентов, обеспечивается:
- использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Клиентов;
- системой паролей. Исходные пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов, сотрудник обязан сменить пароль при первом входе в автоматизированную систему обработки персональных данных, пароль должен обеспечивать высокую степень стойкости к взлому.

5.6. Копировать и делать выписки персональных данных Клиентов разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения непосредственного руководителя.

6. Обязанности Отеля

6.1. Отель обязана:
6.1.1. Осуществлять обработку персональных данных Клиентов исключительно в целях оказания услуг Клиентам.
6.1.2. Получать персональные данные Клиента непосредственно у него самого. Если персональные данные Клиента можно получить только у третьей стороны, то Клиент должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие на передачу и распространение...
6.1.3. Не получать и не обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
6.1.4. Предоставлять доступ к персональным данным Клиенту или его законному представителю при обращении либо при получении запроса...
6.1.5. Ограничивать право Клиента на доступ к персональным данным, если:
1) обработка персональных данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
2) в ходе уголовного дела, до предъявления обвинения;
3) если предоставление персональных данных нарушает права и свободы других лиц.
6.1.6. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Клиента от неправомерного их использования или утраты.
6.1.7. При выявлении недостоверных данных — заблокировать их на время проверки.
6.1.8. При подтверждении недостоверности — уточнить и разблокировать.
6.1.9. В случае выявления нарушений — устранить или уничтожить данные.
6.1.10. Уведомить субъекта или орган в течение 10 дней о внесённых изменениях.
6.1.11. Имеет право с согласия субъекта не уведомлять об уничтожении данных на бумажных носителях.
6.1.12. Уничтожение осуществляет комиссия по приказу Генерального директора ООО «СОЗИДАТЕЛЬ-НН».
6.1.13. Способы уничтожения определяются внутренними актами Оператора.

7. Права Клиента

7.1. Клиент имеет право на:
- доступ к информации о себе;
- ограничение способов и форм обработки;
- запрет на распространение данных без согласия.

8. Конфиденциальность персональных данных Клиентов

8.1. Сведения о персональных данных Клиентов являются конфиденциальными.
8.2. Отель обязана не допускать их распространения без согласия.
8.3. Лица, имеющие доступ к данным, предупреждаются о секретности. Применяются меры безопасности.
8.4. Конфиденциальность распространяется на бумажные и автоматизированные носители.

9. Ответственность за нарушение норм

9.1. Отель несёт ответственность за соблюдение режима конфиденциальности.
9.2. Каждый сотрудник отвечает за сохранность данных.
9.3. Клиент может подать жалобу — срок рассмотрения 10 дней.
9.4. Сотрудники обязаны содействовать в рассмотрении обращений.
9.5. Лица, нарушившие положения, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.